Новости

Типовые ошибки сотрудников при работе с персональными данными и как их избежать

Большинство утечек персональных данных происходят не из-за хакеров, а из-за обычных сотрудников. Ошибки администраторов, менеджеров, HR и медицинского персонала становятся причиной штрафов, жалоб клиентов и серьёзных репутационных потерь.

Разберём, какие ошибки сотрудники допускают чаще всего, почему они возникают и как организация может их предотвратить с помощью обучения.

Почему человеческий фактор — главный риск

Контроль соблюдения требований по защите персональных данных осуществляет Роскомнадзор.

По результатам проверок и расследований именно «человеческий фактор» чаще всего фигурирует в актах нарушений:

· неправильная передача данных,

· несанкционированный доступ,

· утечки по электронной почте и мессенджерам,

· работа с документами без регламентов.

ТОП-10 ошибок сотрудников при работе с персональными данными

1️. Передача персональных данных через мессенджеры

Одна из самых распространённых ошибок.

Сотрудники пересылают:

· ФИО клиентов,

· номера телефонов,

· документы,

· медицинские данные.

Почему это опасно:

❌ нет защиты канала

❌ нет контроля доступа

❌ сложно доказать безопасность передачи

2️. Использование личных устройств для работы

Работа с базами данных:

· с личного ноутбука,

· с домашнего телефона,

· через личную почту

создаёт прямую угрозу утечки.

3️. Оставленные без присмотра документы

Типичные ситуации:

· анкеты на ресепшн,

· медицинские карты,

· договоры в зоне доступа посетителей.

Это прямое нарушение требований ФЗ-152.

4️. Обсуждение данных клиентов при посторонних

Сотрудники:

· обсуждают пациентов в коридорах,

· называют ФИО вслух при очередях,

· передают информацию устно без идентификации.

Для медицинских организаций это особенно критично.

5️. Неправильная идентификация клиента

Передача информации без проверки личности:

· по телефону,

· по email,

· через мессенджеры.

Это частая причина жалоб.

6️. Хранение паролей на бумаге

Записанные логины и пароли:

· на стикерах,

· в блокнотах,

· под клавиатурой.

Это грубое нарушение требований безопасности.

7️. Общие учетные записи

Когда несколько сотрудников работают:

· под одним логином,

· без разграничения прав доступа.

В результате невозможно установить виновного при инциденте.

8️. Установка сторонних программ без согласования

Неконтролируемое ПО:

· может передавать данные третьим лицам,

· создавать уязвимости.

9️. Отсутствие удаления данных при увольнении сотрудников

Уволенный сотрудник:

· сохраняет доступы,

· имеет копии данных.

Это серьёзный риск.

10. Незнание своих обязанностей

Самая распространённая причина нарушений — сотрудники просто не знают, что делают что-то неправильно.

Почему возникают эти ошибки

❌ Отсутствие обучения

Персонал не знает требований ФЗ-152.

❌ Нет регламентов

Сотрудники действуют «по привычке».

❌ Нет контроля со стороны руководства

Процессы не отслеживаются.

❌ Формальный подход к защите данных

Документы есть, но правила не внедрены.

Чем грозят ошибки сотрудников

⚠ Административные штрафы

Ответственность несёт:

· организация,

· руководитель,

· ответственные лица.

⚠ Утечки и жалобы клиентов

Это прямой удар по репутации.

⚠ Внеплановые проверки

После инцидентов организация попадает под усиленный контроль.

⚠ Финансовые потери

Компенсации, судебные издержки, восстановление репутации.

Как предотвратить ошибки сотрудников

Шаг 1️. Внедрить обучение персонала

Обучение позволяет:

✔ сформировать базовые знания

✔ объяснить ответственность

✔ отработать практические кейсы

✔ снизить количество нарушений

Шаг 2️. Ввести регламенты работы с ПДн

Сотрудники должны иметь:

· инструкции,

· чек-листы,

· понятные алгоритмы действий.

Шаг 3️. Разграничить доступы

Каждый сотрудник должен:

· иметь только необходимые права,

· работать под личной учетной записью.

Шаг 4️. Контролировать процессы

Регулярные внутренние проверки снижают риски.

Почему обучение — самый эффективный инструмент защиты

Обучение:

✔ дешевле штрафов

✔ снижает риск утечек

✔ повышает дисциплину

✔ защищает бизнес

✔ формирует культуру безопасности

Что включает качественное обучение персонала

✔ основы ФЗ-152

✔ реальные кейсы нарушений

✔ правила работы с сайтами и CRM

✔ требования к медицинским данным (для клиник)

✔ действия при инцидентах

✔ ответственность сотрудников

Запишитесь на обучение персонала по персональным данным

Если вы хотите:

· снизить риск утечек,

· защитить бизнес от штрафов,

· подготовить сотрудников к проверкам,

· выстроить культуру безопасности,

👉 Запишитесь на обучение по персональным данным:

🔗 https://mediator-med.ru/kurs-personal-dannie

Экспертный центр «Медиатор» проводит практико-ориентированное обучение для медицинских и коммерческих организаций.

2026-02-07 19:00 Персональные данные Документы Кадры