Перечень и ведение журналов в медицинской организации: требования СанПиН

Журналы контроля процессов — один из ключевых инструментов подтверждения соблюдения санитарных норм, профилактики нарушений и обеспечения безопасности пациентов и сотрудников.

Комплексное ведение санитарных журналов, регламентированное положениями Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения" (ст. 11), является неотъемлемой частью системы управления медицинским учреждением. Организация обязана обеспечивать безопасность здоровья, разрабатывать и проводить профилактические мероприятия, выполнять предписания контролирующих органов и осуществлять гигиеническое обучение персонала. Журналы служат официальным доказательством выполнения этих требований, а их регулярное заполнение позволяет вовремя выявлять отклонения в процессах.

Журналы учета процессов дезинфекции, стерилизации, уборки помещений, обращения с медицинскими отходами и иных процедур не только подтверждают соответствие санитарным стандартам, но и служат инструментом для внутреннего контроля и анализа соблюдения норм при проверках со стороны федеральных и региональных надзорных органов (Роспотребнадзора).

Заполнение журналов позволяет минимизировать административные риски, связанные с выявлением нарушений, снижая вероятность назначения штрафных санкций и временного приостановления деятельности по решению контролирующих органов. Корректная и своевременная регистрация производственных процессов способствует формированию культуры ответственности среди сотрудников и обоснованию выполнения стандартов действующего законодательства.

Санитарное законодательство и прикладные методические документы предусматривают различие в статусе журналов, которые целесообразно разделять на следующие группы:

• Журналы, форма которых является обязательной и утверждена нормативными актами.
• Журналы с рекомендованными формами, определяемыми ведомственными разъяснениями и методическими рекомендациями.
• Журналы, требования к содержанию которых установлены нормативно, но форма локально разрабатывается организацией.
• Журналы для документального обоснования соответствия установленным требованиям.
• Журналы для внутренних нужд, разрабатываемые и утверждаемые локальными актами организации.

Журналы с обязательной формой

Наиболее значимые формы подтверждены Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030, актуализированным разъяснениями Минздравсоцразвития РФ. Например, ведение журнала учета инфекционных заболеваний обусловлено требованиями п. 3413 СанПиН 3.3686-21: регистрация всех случаев ИСМП обязательна в месте выявления и инфицирования пациента, а также в специально уполномоченных территориальных органах.

Журналы с рекомендованной формой

При отсутствии утвержденного образца организации исходят из рекомендаций. К примеру, учет работы бактерицидных установок (п. 3574 СанПиН 3.3686-21) может вестись с опорой на образцы, приведенные в методических рекомендациях МР 3.5.0315-23 и Р 3.5.1.4025-24. Основное требование — документирование расчетных параметров и сроков эксплуатации оборудования.

Журналы без утвержденной формы при наличии требований к содержанию

На основании п. 58 СанПиН 3.3686-21 и Приказа Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29н учреждение обязано регистрировать прохождение предварительных и периодических медосмотров работников, однако конкретную форму записи организация определяет самостоятельно.

Журналы для обоснования требований законодательства

Ведение журнала расчета потребности в дезинфицирующих средствах предусмотрено п. 3575 СанПиН 3.3686-21 и является механизмом учета минимальных месячных запасов дезсредств, с отражением поступления, расхода и остатков.

Журналы для внутренних нужд

Более гибкие формы разрабатываются организацией исходя из особенностей производственной деятельности и целей внутреннего контроля качества и процессов.

Определение перечня необходимых журналов

Перечень форм подбирается с учетом специфики медицинской деятельности, видов оказываемых услуг, наличия медицинского оборудования и характера манипуляций. К примеру, при отсутствии многоразовых инструментов отпадает необходимость ведения журнала контроля стерилизации.

Выбор формата ведения: бумажная или электронная документация

При переходе на электронное оформление журналов необходимо предусмотреть порядок заверения записей квалифицированной электронной подписью и согласовать эти решения в рамках локальных нормативных актов.

Разработка форм и утверждение документации

Организация вправе самостоятельно формировать шаблоны или использовать готовые комплекты с учетом требований законодательства, обязательно утверждая каждую форму на уровне локальных нормативных актов.

Ведение журналов в медицинской организации — это формализованный инструмент, закреплённый на уровне законодательства и подзаконных актов, обеспечивающий доказательство выполнения санитарных и эпидемиологических требований, а также управления внутренними процессами и минимизации правовых рисков. Рациональная организация документооборота является залогом стабильной и безопасной работы учреждения.